ASPECTOS LEGAIS DE UMA ATA

A princípio, todas as atas da Igreja podem servir para fins legais, quando, em qualquer circunstancia, os seus termos, possam ser intocados como testemunho em face da lei.

Daí o cuidado que se deve ter na sua redação.

Existe, porem, uma categoria de atas que são essencialmente de implicações legais, como as que tratam de organização de igreja, aprovação ou reforma e estatuto, posse de pastor, eleição e posse de nova diretoria, resolução sobre alienação de imóveis e assuntos similares. Em ação judicial, uma ata tem mais valor que um depoimento de testemunhas. No conflito em juízo, entre a prova testemunhal e a escrita, prevalece a escrita.

No registro de fatos, deve-se ter o cuidado quanto à maneira de inserir decisões, especialmente em assuntos ou ocorrências que dificilmente poderiam ser materialmente comprovados como exige a lei. Uma ata é uma escrituração de decisões de um grupo organizado, e isso faz história e gera direito. Não se deve transcrever, por exemplo, declarações como: “A Igreja nomeou uma comissão composta de irmão Fulano e Beltrano que, após entrevistar-se com o irmão Cicrano, chegou a conclusão que ele quebrou o sétimo mandamento, sendo por isso excluída”. Neste caso, como ficarão perante a justiça os membros da comissão, se chamados a depor?

Melhor será, nesses casos, que as atas se limitem a declarar que a exclusão se deu em virtude de conduta em desacordo com as normas regimentais da Igreja ou, melhor ainda, com os princípios do evangelho.

A ata não deve conter espaços vagos, rasuras ou entrelinhas, muito menos, parágrafos, à exceção do seu início.

Para que uma ata cumpra as exigências legais, devem conter, dentre outras as seguintes informações:

Forma de convocação conforme as normas estatutárias e regimentais:

Nome e endereço do local onde se realiza a reunião:

Data, horário – começo e fim; nome de quem preside a reunião com a respectiva identificação: Recolhimento de assinaturas dos membros presentes. Verificação das procurações com os nomes dos outorgantes e outorgados se houver.

Se realizado dentro de um curso de uma assembléia regular, deve-se anotar na ata da assembléia regular a interrupção dos trabalhos para cessão especial e depois seu reinício, e registrar na ata da cessão especial em separado, em seqüência à regular, e com o seu numero próprio.

Livro de Anexos:

 Alem do livro de atas, a Igreja deve manter um livro ou pasta de anexos.

Este livro (ou pasta) servirá para registrar ou arquivar os relatórios, pareceres, ou outros documentos que exijam muito tempo e espaço para serem lavrados em ata. No livro da ata seria registrado apenas a informação ou relatório, bem como a decisão tomada,  citando o numero do arquivo na pasta ou transcrição no livro de anexo, sob o numero tal.

De Caráter Regular ou Ordinário. Que se realiza periodicamente. Não exige convocação especial, desde que já esteja fixada anteriormente sua periodicidade.

Extraordinário. De caráter excepcional, que se reúne mediante convocação especial e com assuntos definidos na própria convocação.

-Deve exigir um quorum pra as assembléias, sem o que não pode haver decisões.

-Geralmente se faz uma tolerância de um quorum menor para a segunda convocação, alguns minutos após a primeira, de acordo com o estatuto da Igreja.

-A assembléia extraordinária não tem expediente (leitura de atas, etc.) a sua instalação depende de decisão do plenário, mesmo que já tenha havido decisão anterior para convocação.

-Para a assembléia regular, basta a declaração da instalação, pelo presidente.

A Mesa:

·         A mesa é geralmente composta de um presidente e dois secretários, que dirigem os trabalhos da assembléia de acordo com as leis que as regem.

Presidente – Conduz os trabalhos, manter a ordem, cumpre o estatuto e o regimento, interpretando-os quando preciso, protege os membros dos seus direitos, é imparcial e não participa dos debates.

·         Quando desejar participar dos debates, deve entregar a presidência e se manter assim até o encerramento do assunto em que se envolveu.

·         O seu voto, quando na mesa, deve ser dado em caso de empate e mesmo assim não é obrigatório. Neste caso, o assunto não é aprovado pela falta da maioria.

1º Secretário- Redige e lê a ata da assembléia, registrando os principais fatos e, obrigatoriamente, as decisões tomadas.

·         Conforme circunstancia pode se registrar também assuntos que não lograrem aprovação. Neste caso, somente o nome do proponente deve ser registrado (ou citado).

O Roteiro de Uma Ata

Uma ata deve seguir o seguinte roteiro:

Cabeçalho – Deve constar o numero da ata, escrito em algarismo arábico (ata numero 10) e por extenso ( dez), no nome da instituição, o local, o horário, o “quorum”, isto é, o numero de membros da igreja presentes, Quem a preside, se é em primeira ou se é em primeira convocação. Deve constar ajuda se a assembléia é ordinária (regular) ou extraordinária, quem a convocou e qual a finalidade da convocação. (É aconselhável recolher-se a assinatura dos membros presentes, em livro próprio).

Corpo - Contem a matéria deliberativa que vai sendo tratada, a saber, devocional, expediente, ordem do dia. Não é preciso transcrever a ordem do dia, basta ir numerando os assuntos na medida em que forem sendo tratados, frisando os títulos, de preferência, vir em letra de forma.

Encerramento – O secretário (a) deve encerrar a ata, fazendo referência a sua lavratura e assinando-a em seguida, na ordem ( Eu Fulano de Tal, 1º secretário, lavrei a presente ata, juntamente com o presidente). Assinatura deve vir em linha seguinte, na ordem: Secretário, Presidente.

Aprovação – A ata deve ser lida e aprovada na assembléia ou cessão seguinte. Todos os membros devem prestar atenção na sua leitura e solicitar correção ou emenda que julguem necessárias e que, se admitam constatação da ata seguinte.

Na correção ou emendas – deve constar o numero da ata que se refere, a data, o numero da folha do livro, frente e verso.

OBS: o 2º secretário é sempre o arquivista, isto é, quem cuida do arquivo da Organização.